עברית English

תהליך התעדה

לארגון הבוחר לנהל את עצמו תחת דרישות של תקן בינלאומי לניהול, בין אם מבחירה עצמאית ובמיוחד אם זו דרישת לקוחות למוצר או שרות ברמה הגבוהה ביותר, זהו אתגר ניהולי לתכנון ויישום של מערכת ניהול אמינה שתזכה להכרה הדרושה מהלקוחות. זוהי גם הזדמנות עסקית להיות אפקטיבי בעמידה בדרישות לקוחות, לצבור מוניטין ביחס למתחרים, להעצים את המותג שלך בעיני הלקוחות הקיימים והלקוחות הפוטנציאליים ולתרום לרווחיות בשל יעילות השימוש במשאבי הארגון. לכן, האחריות על תהליך הקמת המערכת בהתאם לדרישות מוטלת על הנהלת הארגון, גוף ההתעדה אחראי לבצע מבדק התעדה בהתאם לכללים הבינלאומיים.

השרות של חברת רונט עומד בדרישות הבינלאומיות ומבטיח בכך ללקוח את:
1. תקפות ההתעדה.
2. מניעת סיכון עסקי
3. תשתית ניהולית ומוניטין

תקפות ההתעדה

לתקפות ההתעדה ישנה חשיבות גדלה והולכת בשל העובדה שיותר ויותר חברות ישראליות נבדקות על ידי לקוחותיהן בארץ ומחו"ל במטרה לאמת שמערכות הניהול אכן עומדות בדרישות. תהליך זה מתבטא בדרישה ל:

א. התעדה לתקנים בינלאומיים – תעודת התעדה של גורם מוסמך תחת אקרדטציה בינלאומית.
ב. דוח מבדק המבטא מבדק בהתאם לדרישות והקפדה על:
     1) קיום מבדק בשני שלבים – כפי שיפורט בהמשך
     2) מספר ימי המבדק ומשך המבדק בהתאם לכללים
     3) מבדק מקיף הכולל את כל סעיפי התקן 
     4) דיווח ממצאים ומסקנות, דוחות אי התאמה והמלצות.

אז איך עובד תהליך ההתעדה?

אורך מחזור ההתעדה הינו 3 שנים – מנגנון המבדקים והשמירה על תקפות התעודה יפורטו בהמשך

התעדה

בדיקת מסמכים-לאחר קבלת חוזה שרות התעדה חתום במשרדינו אתם תדרשו לצורך ביצוע בדיקת המסמכים על ידי הסוקר, לספק את המסמכים הבאים:
א. מדריך איכות – כולל דרישות חוק ותקנות הישימים לעילות הארגון
ב. דוח סקר הנהלה
ג. דוח מבדק פנימי
ד. קובץ הנהלים והוראות עבודה ומסמכים
ה. רשימת תיוג של התקן המגדירה את הנהלים והמסמכים המעידים על יישום דרישות התקן
ו. לצורכי התעדה לתקן ניהול סביבתי יש להציג סקר סיכונים, סקר סביבתי וחוקים ותקנות ישימים

התהליך הזה נחוץ לנו על מנת לבחון את התכנון של מערכת הניהול ואת יישומה ברמת התיעוד הנדרשת. בנוסף זה יאפשר לנו הכרות ראשונית עם הארגון ופעילותו. הגדרת הנהלים והתהליכים משמשת אותנו לצורך בניית תכנית למבדק מקצועי, יסודי ומשמעותי ללקוח.

מבדק שלב א'- זהו החלק הראשון של המבדק שמאפשר לנו לבחון את ההתאמה של מסמכי הארגון
לדרישות התקן, לאופי הארגון ופעילות, להכיר את האנשים ואת המיקום הפיזי ואת גודלו ולבחון את מרכיבי המפתח של תכנון מערכת הניהול אותה אנו עומדים לבדוק בשלב זה אנו מוודאים את השלמות של תכנון המערכת ודיוקה בהתאם לדרישות ולמאפייני הארגון במטרה לאשרה ולאפשר את המבדק בשלב ב' שעיקרו בדיקת היישום בפועל של המערכת הניהולית המתוכננת, הבקרה ופעילויות ההתאמה והטיפול באי התאמות.

מבדק שלב ב'- המבדק יכלול ראיונות עם העובדים ונציגי ההנהלה, בחינת רשומות, בחינת שיטות ותהליכי
עבודה ואופן ההתאמה שלהם לדרישות התקן ולנהלים המתוכננים של המערכת. במהלך המבדק ובסופו של מבדק שלב ב', צוות הסוקרים יציג בפני נציגי הארגון את ממצאי המבדק, את האי התאמות במידה ונמצאו כאשר הן מסווגות לעיקריות ומשניות, את ההמלצות ואת ההזדמנויות לשיפור.לאחר מעבר המבדק בהצלחה וטיפול באי התאמות במידה ונרשמו, מנהל ההתעדה יאשר את תהליך ההתעדה ותונפק תעודה המאשרת את העמידה של מערכת הניהול בדרישות התקן הבינלאומי.
התעודה תשלח אליך בדואר רשום תוך 21 ימים. בנוסף לתעודה אנו מספקים לארגון את סמלי התעדה לשימושו בהתאם לכללי השימוש בהם.

מעקב תקופתי

מעקבים תקופתיים מבוצעים כל שנה – 2 מבדקי מעקב במחזור התעדה של שלוש שנים, ( ארגונים המעוניינים להיות ספקי מנה"ר יקיימו מעקבים תקופתיים כל חצי שנה לאורך 6 מבדקים רצופים). במהלך המבדקים אנו נבחן את היישום והתחזוקה של מערכת הניהול , אפקטיביות של טיפול באי התאמות במידה וניתנו במבדק קודם לכך, נדגום חלק מתהליכי המפתח של מערכת הניהול.

חידוש התעדה

כשלושה חודשים טרם סיום מחזור ההתעדה, אנו נשלח אליך טופס אימות פרטים והצעת מחיר למחזור התעדה נוסף. במבדק חידוש זה אנו נרחיב את הבחינה שלנו על מנת לכסות את כלל המרכיבים של מערכת הניהול ואת האפקטיביות של היישום של הטיפול באי התאמות שנרשמו במהלך מחזור ההתעדה המסתיים. לאחר מעבר המבדק בהצלחה וטיפול באי התאמות במידה ונרשמו, מנהל ההתעדה יאשר את תהליך ההתעדה.

לצפייה במסמך "תנאי השרות" נא לחץ כאן
להוראות שימוש בסמלי התעדה ללקוחות המותעדים על ידי רונט נא לחץ כאן
להסבר על מנגנון תלונות וערעורים נא לחץ כאן

 
;