תהליך התעדה

לארגון הבוחר לנהל את עצמו תחת דרישות של תקן בינלאומי לניהול, בין אם מבחירה עצמאית ובמיוחד אם זו דרישת לקוחות למוצר או שרות ברמה הגבוהה ביותר, זהו אתגר ניהולי לתכנון ויישום של מערכת ניהול אמינה שתזכה להכרה הדרושה מהלקוחות. זוהי גם הזדמנות עסקית להיות אפקטיבי בעמידה בדרישות לקוחות, לצבור מוניטין ביחס למתחרים, להעצים את המותג שלך בעיני הלקוחות הקיימים והלקוחות הפוטנציאליים ולתרום לרווחיות בשל יעילות השימוש במשאבי הארגון. לכן, האחריות על תהליך הקמת המערכת בהתאם לדרישות מוטלת על הנהלת הארגון, גוף ההתעדה אחראי לבצע מבדק התעדה בהתאם לכללים הבינלאומיים.

השרות של חברת רונט עומד בדרישות הבינלאומיות ומבטיח בכך ללקוח את:
1. תקפות ההתעדה.
2. מניעת סיכון עסקי
3. תשתית ניהולית ומוניטין

תקפות ההתעדה
לתקפות ההתעדה ישנה חשיבות גדלה והולכת בשל העובדה שיותר ויותר חברות ישראליות נבדקות על ידי לקוחותיהן בארץ ומחו"ל במטרה לאמת שמערכות הניהול אכן עומדות בדרישות. תהליך זה מתבטא בדרישה ל:
א. התעדה לתקנים בינלאומיים – תעודת התעדה של גורם מוסמך תחת אקרידיטציה בינלאומית.
ב. דוח מבדק המבטא מבדק בהתאם לדרישות והקפדה על:
1) קיום מבדק בשני שלבים – כפי שיפורט בהמשך
2) מספר ימי המבדק ומשך המבדק בהתאם לכללים
3) מבדק מקיף הכולל את כל סעיפי התקן
4) דיווח ממצאים ומסקנות, דוחות אי התאמה והמלצות.

2. מניעת סיכון עסקי – התעדה בהתאם לכללים הבינלאומיים המקובלים חיונית על מנת לאפשר התפתחות עסקית המבוססת על דרישה מקדימה וחד משמעית לקיומן של מערכות ניהול כבסיס להתקשרות עסקית עם הלקוחות בהזמנות, חוזים, מכרזים ו/או דרישות חוק ותקנות.

3. תשתית ניהולית ומוניטין
לשרות התעדה בהתאם לכללים הבינלאומיים יש ערך מבחינת התרומה לאימות מערכת ניהולית ושיפורה המתמיד. השיפור המתמיד תורם לעליה בשביעות הרצון של הלקוחות

חברת רונט הפועלת תחת אקרדטציה בינלאומית של ANAB – גוף האקרדיטציה מהמובילים בעולם, שמה לה למטרה להיות גוף ההתעדה המוביל בישראל, עבור לקוחותיה בישראל ובחו"ל, באמצעות ההקפדה על יישומם של הכללים הבינלאומיים תחת האקרדיטציה האמריקאית אשר מהווה את הסמן הימני לאיכות שירותי ההתעדה תחת פיקוחה עם מוניטין עולמי הולך וגדל.

הבחירה שלך ברונט כגוף ההתעדה מבטיחה לך שרות מקצועי, אמין, המפחית סיכון עסקי, שרות ידידותי העומד בקריטריונים הבינלאומיים ומביא תועלת ניהולית ותפעולית.
ההתעדה של חברת רונט תאפשר לך לייצג רמת ניהול גבוהה בעת התמודדות במכרזים בישראל ובחוץ לארץ.
למכתב זה מצורפים חוזה שרות התעדה ונספח תנאי השרות. לאחר חתימה על חוזה שרות ההתעדה ניתן להתחיל בתהליך.

אז איך עובד תהליך ההתעדה?

התעדה
בדיקת מסמכים-לאחר קבלת חוזה שרות התעדה חתום במשרדינו אתם תדרשו לצורך ביצוע בדיקת המסמכים על ידי הסוקר, לספק את המסמכים הבאים:

א. טופס "בדיקת מידע מתועד לפני המבדק" מלא
ב. דוח סקר הנהלה
ג. דוח מבדק פנימי
ד. קובץ הנהלים והוראות עבודה ומסמכים
ה. לצורכי התעדה לתקן ניהול סביבתי יש להציג סקר סיכונים, סקר סביבתי וחוקים ותקנות ישימים

התהליך הזה נחוץ לנו על מנת לבחון את התכנון של מערכת הניהול ואת יישומה ברמת התיעוד הנדרשת. בנוסף זה יאפשר לנו הכרות ראשונית עם הארגון ופעילותו. הגדרת הנהלים והתהליכים משמשת אותנו לצורך בניית תכנית למבדק מקצועי, יסודי ומשמעותי ללקוח.

מבדק שלב א'- זהו החלק הראשון של המבדק שמאפשר לנו לבחון את ההתאמה של מסמכי הארגון
לדרישות התקן, לאופי הארגון ופעילות, להכיר את האנשים ואת המיקום הפיזי ואת גודלו ולבחון את מרכיבי המפתח של תכנון מערכת הניהול אותה אנו עומדים לבדוק בשלב זה אנו מוודאים את השלמות של תכנון המערכת ודיוקה בהתאם לדרישות ולמאפייני הארגון במטרה לאשרה ולאפשר את המבדק בשלב ב' שעיקרו בדיקת היישום בפועל של המערכת הניהולית המתוכננת, הבקרה ופעילויות ההתאמה והטיפול באי התאמות.

מבדק שלב ב'- המבדק יכלול ראיונות עם העובדים ונציגי ההנהלה, בחינת רשומות, בחינת שיטות ותהליכי
עבודה ואופן ההתאמה שלהם לדרישות התקן ולנהלים המתוכננים של המערכת. במהלך המבדק ובסופו של מבדק שלב ב', צוות הסוקרים יציג בפני נציגי הארגון את ממצאי המבדק, את האי התאמות במידה ונמצאו כאשר הן מסווגות לעיקריות ומשניות, את ההמלצות ואת ההזדמנויות לשיפור. לאחר מעבר המבדק בהצלחה וטיפול באי התאמות במידה ונרשמו, מנהל ההתעדה יאשר את תהליך ההתעדה ותונפק תעודה המאשרת את העמידה של מערכת הניהול בדרישות התקן הבינלאומי.
התעודה תשלח אליך בדואר רשום תוך 21 ימים. בנוסף לתעודה אנו מספקים לארגון את סמלי התעדה לשימושו בהתאם לכללי השימוש בהם.

מעקב תקופתי
מעקבים תקופתיים מבוצעים כל שנה – 2 מבדקי מעקב במחזור התעדה של שלוש שנים. במהלך המבדקים אנו נבחן את היישום והתחזוקה של מערכת הניהול , אפקטיביות של טיפול באי התאמות במידה וניתנו במבדק קודם לכך, נדגום חלק מתהליכי המפתח של מערכת הניהול.
חידוש התעדה
כשלושה חודשים טרם סיום מחזור ההתעדה, אנו נשלח אליך טופס אימות פרטים והצעת מחיר למחזור התעדה נוסף. במבדק חידוש זה אנו נרחיב את הבחינה שלנו על מנת לכסות את כלל המרכיבים של מערכת הניהול ואת האפקטיביות של היישום של הטיפול באי התאמות שנרשמו במהלך מחזור ההתעדה המסתיים. לאחר מעבר המבדק בהצלחה וטיפול באי התאמות במידה ונרשמו, מנהל ההתעדה יאשר את תהליך ההתעדה.

ספקי מנה"ר
לקוחות שמעוניינים להיות ספקי מנה"ר, נדרשים להעביר למשרד טופס סיווגים טכנולוגיים לפני שלב א' לאישור במסגרת המבדק. הסיווגים יאומתו על ידי הסוקר במהלך המבדק ויועברו למנה"ר. במידה וטופס הסיווגים לא יהיה מוכן למבדק ולא יאומת על ידי הסוקר, ניתן יהיה להעביר את הסיווגים עד שבועיים מיום המבדק, לבדיקת הסוקר, במידה והסיווגים לא יאושרו, יידרש מבדק משלים.

אנו ברונט משקיעים מאמצים רבים וחשיבה בהכשרת הסוקרים על מנת שיוכלו לספק ערך מוסף לארגונך בזמן המבדק ומעמידים לרשותך צוות אדמיניסטרציה בזמינות גבוהה מאוד על מנת שנוכל לספק לך שירות איכותי ומהיר הנותן מענה לכל פניה.

לצפייה במסמך "תנאי השרות" נא לחץ כאן
להוראות שימוש בסמלי התעדה ללקוחות המותעדים על ידי רונט נא לחץ כאן
להסבר על מנגנון תלונות וערעורים נא לחץ כאן