פרופיל החברה > כללי ההתעדה

א. הקדמה

כללים אלו הוגדרו בהתאם לדרישות התקן המנחה ISO/IEC 17021 ודרישות גוף האקרידיטציה ANAB המפקח על פעילות רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ ומבקר אותה. כל התהליכים והשירותים אותם מספקת רונט הנם אובייקטיביים, בלתי תלויים ומבטאים הימנעות מכל ניגודי עניינים בכל הקשור לאסטרטגיה, למדיניות, לקבלת ההחלטות על התעדה, ביצוע מבדקים ותהליכי ההתעדה.

 

ב. תחומי הפעילות

רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ (להלן גם :"הגוף המתעיד") מספקת שירותי מבדק והתעדה בלתי תלויים לבדיקת ההתאמה של מערכות ניהול בהתאם לתקנים בינלאומיים.

• התעדת מערכות ניהול איכות בהתאם לתקני ISO.
• התעדת מערכות ניהול ואחרות בהתאם לתקנים לא מחייבים אחרים, מפרטים או תקנות.
• מבדקי צד שני.
• קורסי הדרכה לניהול איכות ותחומים נלווים.

כל השירותים ניתנים בהתאם לתנאים הכללים של שרותי התעדה ובהתאם לדרישות גוף האקרדיטציה.

 

ג. מעמד חוקי, פיקוח ובקרה על רונט שירות הסמכה בינלאומיים בע"מ

רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ הנה חברה פרטית בע"מ הרשומה ברשם החברות במדינת ישראל. החברה פועלת תחת החוקים המקובלים במדינת ישראל. החברה מספקת שרותי התעדה בהתאם לקריטריונים הבינלאומיים של ISO/IEC 17021 . הקריטריונים על פיהם החברה פועלת מבוקרים על ידי ANAB- ANSI-ASQ National Accreditation Board.

 

ד. מחויבות לשמירת סודיות

רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ אחראית להבטיח שהסודיות נשמרת על ידי עובדיה ועל ידי העובדים מטעמה, בנוגע לכל מידע חסוי המובא לידיעתם כתוצאה מפעילותם במסגרת החברה.

העברת מידע אותו תידרש החברה להעביר לידי גורם שלישי תחת חוק או תחת דרישות גוף האקרידיטציה, תעשה לאחר שתועבר בקשה זו לידי הלקוח או שניתנה הסכמה מראש של הלקוח במקרה של ספקי משרד הביטחון.

 

ה. ארגון אחריות וסמכות

את העתק התרשים של המבנה הארגוני של רונט שרותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, המראה את המבנה הארגוני, את תחומי האחריות והסמכות ניתן לקבל על פי דרישה.

 

ו. תנאים בסיסיים

על ארגון המבקש התעדה לעמוד בכל הכללים והדרישות כתנאי לקבלת ההתעדה ושמירתה. הכללים הם :

לאפשר את זמינות המידע והגישה לנתונים כולל תלונות לקוחות והטיפול בהן, כפי שידרשו על ידי רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ כדי לבצע מבדק בהתאם לכללים המקצועיים לעריכת מבדק בכל התחומים הנדרשים על פי התקנים לפיהם נבדק הארגון.

למנות איש קשר מוגדר בין הארגון לבין רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ.

אם רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ תמצא שאין לה את הביטחון שכל הכללים נשמרים בהתאם והיא אינה שבעת רצון, מכיוון שלא מולאו כל הדרישות להתעדה או לשמירתה, תימסר לנציג הארגון הודעה על כל ההיבטים בהם הארגון אינו עומד בדרישות.

כאשר הארגון ידווח לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ כי מולאו כל הדרישות ממנו, ולאחר בחינת הדיווח והתאמתו לדרישות בהתאם לצורך יתואם על ידי רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ מבדק השלמה, בעלות נוספת לארגון, וזאת לצורך אימות ובדיקת הנושאים ותחומי הליקויים. אם הפעולות המתקנות שננקטו באותם תחומים, ו/או אתרים אינן עומדות בדרישות התקנים ובכללים של רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, או לא ננקטות בתקופת הזמן שהוגדרה, יתכן ויהיה צורך בהתעדה חדשה מלאה בעלות נוספת ללקוח וזאת על פי שיקול דעתו הבלעדי של הגוף המתעיד. מבדק ההתעדה יתייחס רק לאתר או לאתרים בהם נערך המבדק ויהיה ישים לתחום הוצאת ההתעדה, וכפי שיצוין בדוח ההתעדה המתלווה לתעודת ההתעדה.

לגוף האקרידיטציה של רונט - ANAB תהיה גישה לחזות בביצועי המבדקים המבוצעים על ידי צוות המבדק של רונט באתר/י הלקוח.

מובהר ומוסכם, כי, המבדקים שמבצע הגוף המתעיד מתבצעים בהתאם לתקנים הבינ"ל המחייבים, ובהתאם לכך, מדובר בתהליך של דגימה. לפיכך, הגוף המתעיד איננו אחראי ואינו יכול להיות אחראי למצב מערכת הניהול על פי דרישות התקן לניהול ו/או התקנים ויישומם בכל רגע נתון בארגון, משאין לו כל שליטה על כך. היה ותעלה נגד הארגון כל דרישה ו/או טענה ו/או תביעה בגין כשל ו/או אי יישום של מערכת הניהול על ידי גורם שלישי, הרי שהארגון מתחייב, בהתחייבות מפורשת ובלתי חוזרת, שלא לנקוט בכל הליך משפטי נגד הגוף המתעיד בגין כך (לרבות הגשת הודעת צד ג') וכן לפצות ו/או לשפות את הגוף המתעיד בגין כל דרישה ו/או טענה ו/או תביעה שתועלה נגדו ע"י כל צד שלישי, מיד עם דרישתו הראשונה של הגוף המתעיד לרבות בגין הוצאות משפטיות שיגרמו לגוף המתעיד בשל כך. כמו כן מתחייב הארגון ליידע את הגוף המתעיד בגין כל טענה ו/או דרישה ו/או תביעה שכזו ולנהל כל הליך משפטי הכרוך בנושא על חשבונו.

 

ז. התקשרות ותזמון מבדק

על פי נתוני הארגון שיסופקו לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, תוגש הצעה למתן שרות התעדה לתחום המוגדר. ההצעה תכלול את העלויות ואת תנאי ההתקשרות. להצעה יצורף מסמך כללים זה וטופס אישור הצעה ובקשת השרות. אישור ההצעה, בצירוף התשלומים הנדרשים, ובצירוף התיעוד הנדרש של המערכת הנבדקת, יאפשר את תזמון המבדק ואת הקצאת כוח האדם לביצוע בהתאם.

 

ח. רישום והתעדה של ארגון

לאחר עמידת הארגון בכל דרישות ההתעדה, כתוצאה ממבדק התעדה מוצלח הארגון יקבל הודעה על כך ותופק תעודה מתאימה. תעודה זו תישאר שייכת לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ. הארגון המותעד רשאי להכין עותקים מן התעודה לצורך הוכחת ההתעדה לגורם שלישי אך חייב לציין על גבי עותקים אלו את המילה "עותק". תוקף התעודה מותנית בקיום מבדקים תקופתיים מוצלחים. תוקף התעודה עלול לפוג במידה והמבדקים יגלו שמערכת לניהול איכות אינה עומדת בקריטריונים הנדרשים. במקרה בו תישלל התעודה, תושב היא מיידית, לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ.

השימוש בסמלים שעל גבי התעודה צריך להתבצע בהתאם לכללים המפורטים במסמך המצורף לתעודה. שימוש לא הולם בסמלים עלול לגרום לאי התאמה חמורה ואף לשלילת התעודה. תוקף התעודה מותנה גם בדיווח מראש בכתב על כל שינוי צפוי משמעותי במערכת המותעדת. שינויים אלו ישקלו על ידי הגוף המתעיד ובמידת הצורך, על פי שיקול דעתו הבלעדי של הגוף המתעיד, יקבע האם יש צורך לבצע בדיקות התאמה הנובעות משינויים אלו. אי דיווח על שינויים אלו עלול להסתיים בהשעיה ו/או בשלילת התעודה.

 

ט. מבדקי מעקב תקופתיים

מבדקי מעקב תקופתיים יבוצעו במטרה לוודא שכל מרכיבי המערכת לניהול, כולל תהליכים, אתרים וכו' עומדים בדרישות ההתעדה במשך כל תקופת ההתעדה. תכנון המבדק נעשה מראש והוא יובא לידיעת הארגון לפני המבדק. ההחלטה על תחום הבדיקה הנה של הגוף המתעיד והבודק מטעמו.

באחריות הארגון לספק את כל המידע והגישה לאנשים, תהליכים, אתרים וכו'. על הארגון לאפשר לבודק, על פי בקשתו, גישה למידע הכולל, בין היתר גם את רישום של תלונות לקוחות, אירועי בטיחות, תביעות משפטיות ו/או קנסות המוטלים על ידי גורמים רשמיים בהקשר של אי קיום חוקים ותקנות מחייבים לגבי תהליכי תפעול הארגון בסביבת פעילותו, ו/או ייצור המוצר ו/או השרות המסופקים על ידי הארגון. האחריות לקביעת מועד מבדק בהתאם לתדירות שנקבעה מראש היא אחריות מלאה של הלקוח וזאת למרות שאנו נותנים שרות של זימון.

 

י. הרחבת תחום ההתעדה

כדי להרחיב את תחום ההתעדה של החברה במטרה לכלול שירותים ו/או מוצרים נוספים, תהליכים חדשים, אתרים חדשים יש צורך במילוי של שאלון נתונים הכולל את מכלול הפרטים והשינויים בארגון. בהתאם לנתונים אלה ולאור האמור בסעיף ז. לעיל, תקבע רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ מועד למבדק החבה אשר יתמקד בתחומים הנוספים.

עלות מבדק ההרחבה תקבע בהתאם למהות ולהיקף העבודה הנדרש והיא תובא לאישור הארגון בהצעת מחיר. כאשר מבדק ההרחבה יסתיים בהצלחה, תוצא תעודה המגדירה את תחום ההתעדה המורחב.

 

יא. חידוש ההתעדה

תוקף ההתעדה הנו לשלוש שנים ממועד אישור ההתעדה. מבדק האישור מחדש יתקיים כחודשיים לפני תום מועד שלוש השנים.

בשיטת ההתעדה המתמשכת ובהתאם לסעיף ז' שלעיל, על פי נתוני הארגון המעודכנים תוצא הצעת מחיר חדשה לארגון, ובמידה והארגון יאשר את ההצעה יתקיים מבדק אישור מחדש של המערכת.

לאחר החלטה על חידוש ההתעדה והמשכיותה, תופק תעודת התעדה חדשה המעידה על תחום ההתעדה. הדרישות אודות מבדק חידוש האישור יידונו עם הארגון בעת ביצוע מבדק המעקב האחרון במחזור שלוש השנים הקודם לחידוש. מבדק חידוש הנו מבדק של כלל המערכת עם דגשים על נושאים מהותיים ובהתאם לביצועיה בשלוש השנים האחרונות. האחריות לקביעת מועד מבדק לפני פקיעת מועד התעודה, היא אחריות מלאה של הלקוח וזאת למרות שאנו נותנים שרות של זימון.

 

יב. חובת הודעה של הלקוח על שינויים במערכת האיכות

מובהר בזאת כי כלל לקוחות רונט אשר חותמים על הזמנת השירות מתחייבים לדווח לרונט ללא שיהוי על כל שינוי אשר עשוי להשפיע על היכולת של מערכת הניהול להמשיך ולמלא את הדרישות של התקן לניהול על פיו ניתנה ההתעדה. כגון:

• המצב החוקי, מסחרי או מצב הבעלות על הארגון
• ארגון וניהול – למשל, שינויים מהותיים בכוח אדם ניהולי, מקבלי החלטות או כוח אדם טכני.
• נתוני אנשי קשר ומיקומי אתרים / אתרים נוספים.
• תחום פעילות תחת מערכת הניהול.
• שינויים עיקריים במערכת הניהול ובתהליכים.

רונט אחראית לקבוע האם השינויים, המדווחים על ידי הלקוח, משמעותיים ומחייבים בקרה נוספת.

 

יג. פרסום ההתעדה על ידי הארגון

פרסום ההתעדה מותר רק למי שקיבל את האישורים בפועל וזכותו לפרסם שמערכת הניהול של החברה נבדקה ולעשות שימוש בסימון המתאים מסימני ההתעדה בתיעוד רשמי של החברה, בהתאם לכללים שיפורסמו ויעודכנו מידי פעם בפעם.

באחריות הארגון להבטיח שבפרסומים ובפרסומות לא ייווצר בלבול בין תחומי התעדה המאושרים של מערכת הניהול לבין כאלו שאינם מאושרים. הארגון לא יטעה בשום אופן את הלקוחות על ידי שימוש מוטעה בסמלים כדי לגרום להם להאמין שמוצר, תהליך או שירות נכללים בתחום ההתעדה בעוד שלמעשה הם לא. פרסום ההתעדה, שעה שזו נשללה מן הארגון, מכל סיבה שהיא, הנו אסור ומהווה הפרה חמורה של הכללים. פרסום שכזה עלול לשלול מן הארגון את הזכות ליהנות משירותי הגוף המתעיד בעתיד וזאת על פי שיקול דעתו הבלעדי של הגוף המתעיד. פרסום ההתעדה ברבים, שעה שזו נשללה מן הארגון, מכל סיבה שהיא, תאפשר לגוף המתעיד לפרסם ברבים (בין באופן כללי ובין באופן פרטני תוך פנייה ללקוחות מסוימים של הארגון) את דבר שלילת ההתעדה מן הארגון, על פי שיקול דעתו הבלעדי והמוחלט, ולארגון לא תעמוד כל טענה נגד הגוף המתעיד, בדבר פרסום שכזה ו/או אי אילו נזקים ו/או כשלים שיגרמו לו בשל פרסום דבר השימוש האסור בהתעדה. מאחר ופרסום התעדה, שעה שזו נשללה מן הארגון, עלולה לחשוף את הגוף המתעיד לסיכונים, כולל פגיעה במוניטין, הרי כל נזק שיגרם לגוף המתעיד בשל פרסום אסור שכזה ע"י הארגון, יחול על הארגון המפרסם כאמור לעיל והוא מתחייב לשאת בו על פי דרישתו הראשונה של הגוף המתעיד.

 

יד. שימוש בלתי תקין ו/או שימוש מיפר בהתעדה ובסמלים

רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ תנקוט בכל צעדי הזהירות הסבירים על חשבון הארגון כדי להבטיח שנעשה שימוש תקין בתעודה ובסמלים. בכלל זה השעיה וביטול של תעודות, פעולה משפטית, ו/או פרסום ההפרה.

מובהר ומוסכם בזאת, כי שימוש לא נכון ו/או בלתי מורשה בסמלי התעדה ובאישורי התעדה הנו פעולה אסורה.

במידה ותתגלה הפרה שבוצעה ע"י הארגון ונעשה על ידו שימוש לא נכון ו/או בלתי מורשה באישורים ובסמלים הארגון מתחייב, למסור לגוף המתעיד רשימת לקוחותיו ומתחייב להודיע לכל לקוחותיו, כי נעשה על ידו שימוש לא נכון ו/או בלתי מורשה באישורים ובסמלים. הארגון מוותר בזאת על כל טענה כלפי הגוף המתעיד באשר לפניית הגוף המתעיד ללקוחות הארגון בעניין זה.

הגוף המתעיד לא יישא בכל אחריות בכל הנוגע לטענה/דרישה/תביעה של צד שלישי באשר לכל נזק שנגרם לו מאיזה מן המוצרים ו/או השירותים של הארגון בכל התקופה שבה נעשה על ידו שימוש לא נכון ובלתי מורשה באישורי וסמלי ההתעדה.

במידה ותושת על הגוף המתעיד אחריות שכזו ו/או יידרש ממנו ו/או תוגש נגדו תביעה לשלם כל סכום לצד שלישי בגין הפרות ומחדלים אלה, מתחייב הארגון לפצות ו/או לשפות את הגוף המתעיד בגין כל דרישה ו/או תביעה שכזו, מיד עם דרישתו הראשונה.

באם יוגש הליך משפטי בעניין זה נגד הגוף המתעיד, הארגון מתחייב בזאת, באופן בלתי חוזר, שלא להתנגד ל"הודעה לצד שלישי" שתשלח אליו ע"י הגוף המתעיד ומתחייב לשאת בכל הוצאות ותוצאות הליך משפטי שכזה.

בגין שימוש לא נכון ובלתי מורשה בסמלים מוסכם כי הגוף המתעיד יהיה זכאי לפיצוי מוסכם, ללא הוכחת נזק, בסך 50,000 ₪ (צמוד למדד המחירים לצרכן הידוע מחודש 7/2009) ומבלי לפגוע בכל זכות ו/או תביעה ו/או טענה אחרת שלו כלפי הארגון.

 

טו. השעיית התעדה

התעדה יכולה להיות מושעית על ידי רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, לתקופת זמן מוגבלת עד 6 חודשים, במקרים הבאים :

1. אם בקשות לפעולות מתקנות לא נסגרו באופן משביע רצון במסגרת הזמן שהוגדרה.
2. אם לא ננקטות פעולות תיקון מיידיות במקרה של שימוש לא הולם בהתעדה, ו/או בסמלים על ידי הארגון.
3. אם הייתה הפרה אחרת של כללי ההתעדה הללו.
4. אם מוצרים ו/או שירותים מסופקים באופן מסוכן או לא מתאים לתקנות וחוקים.
5. אם לא שולמה לרונט שירותי הסמכה בינ"ל בע"מ התמורה בגין שירותיה.

הארגון לא יסמן שום מוצר, תהליך או שרות כמאושר ומותעד כאשר בפועל התעדת הארגון נמצא תחת השעיה. עובדת ההשעיה תימסר בכתב תוך ציון מהם התנאים להסרת ההשעיה.

עם תום תקופת ההשעיה יודיע הארגון לגוף המסמיך, כי ביצע תיקונים מתחייבים ובהתאם, תבוצע בדיקה כדי לקבוע האם נוצרו התנאים להשבת ההתעדה ובמידה וכן ישלח לארגון אישור על כינונה מחדש של ההתעדה. הארגון יחויב בכל העלויות הנובעות מהטיפול ומהכינון מחדש.

עלות נוספת לטיפול בהשעיה תהייה בסך 20% ממחיר מבדק המעקב התקופתי כפי שנקבע בהצעת המחיר.

 

טז. שלילת ההתעדה

התעדה תישלל במקרים הבאים :

• הודעה בכתב מטעם הארגון על רצונו בהפסקת ההתעדה ו/או באי חידושה ו/או בהפסקת הפעילות המותעדת ו/או בהפסקת פעילותו בכלל.
• הארגון אינו מודיע בזמן על רצונו לחדש את ההתעדה, בכלל זה אי קיום מבדק מעקב בזמן.
• כתוצאה מהשעיה ואי נקיטת צעדים מתאימים על ידי הארגון.
• אם הארגון אינו עומד בהתחייבויות הכספיות בהתאם להצעת המחיר.

במקרים הללו יש לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, זכות לשלול את ההתעדה על ידי הודעה לארגון בכתב, עלות הטיפול בשלילת ההתעדה תהייה בסך 20% ממחיר מבדק המעקב התקופתי כפי שנקבע בהצעת המחיר.

 

יז. הכרה בארגונים מוסמכים תחת אקרדיטציה

הכרה בהתעדות תחת אקרידיטציה של גופי התעדה אחרים תינתן במידה והתעדה זו עומדת בקריטריונים הנדרשים והמערכת תקינה ושלמה.

 

יח. ערעורים

אם מסיבה כלשהי, ניתנת הודעה העשויה להסתיים בכך שההתעדה לא תוצא או תושעה או תישלל, לארגון ישנה את הזכות לערער על כך בכתב תוך 10 ימים קלנדריים מיום קבלת ההודעה. הערעור בכתב יכלול את כל הפרטים והנתונים הרלבנטיים על פי טענת הארגון. כל הערעורים יועברו לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, וידונו בפני ועדה מיוחדת המורכבת משלושה נציגים לפחות של מועצת ההתעדה. לצורך הדיון רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ תהיה חייבת להמציא לוועדה את כל הנתונים התומכים בהחלטתה. החלטה של ועדת הערעורים תהיה סופית ומחיבת את הארגון ואת רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ. במקרים בהם הערעור היה מוצלח וההתעדה ניתנה ו/או או כוננה מחדש, לא תופנה כל תביעה אל רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, להחזר הוצאות הכינון מחדש או אי אילו הפסדים אשר נבעו כתוצאה מההשעיה או כתוצאה מעיכוב או מהודעת ההשעיה של ההתעדה.

 

יט. הגשת תלונה לרונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ

אם הלקוח מוצא סיבה להתלונן ביחס לאופן בו פעלו אנשי רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ, התלונה צריכה להיות בכתב ומופנית למנהל ההתעדה ברונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ. את התלונה יש להגיש בכתב מידית על מנת לאפשר טיפול מהיר ומיידי. אם התלונה הנה כנגד מנהל ההתעדה, יש להפנות אותה אל המנהל הכללי.

 

כ. כל סכסוך משפטי בין הלקוח לחברה יתברר בבית המשפט המוסמך במחוז תל אביב או המרכז בלבד.

 

כא. מנה"ר

התעדת ספקים עבור מנהל הרכש של משרד הביטחון לרמות איכות תיעשה ע"י גוף ההתעדה בתדירות חצי שנתית.

ספקים אשר במשך 6 מבדקים רצופים קיבלו ציון מבדק ברמת "מתאים" זכאים לעבור למבדק בתדירות חד שנתית בתדירות שלא עולה על 12 חודשים.

ספק הנמצא בתדירות מבדק חד שנתית אשר מערכת ניהול האיכות שלו תמצא במצב "טעון שיפור", יועבר מיידית למבדקים בתדירות חצי שנתית כאמור לעייל.

ספקים אשר מערכת ניהול האיכות שלהם תמצא טעונה שיפור בפעם שנייה יחשבו במעמד של ספקים שאינם מורשים להתקשרות של משרד הביטחון וזאת עד לדיון בעניינם בוועדה לאישור והשעיית ספקים.

 

כב. זמינות מידע לציבור

רונט מאפשרת נגישות למידע פומבי ולמידע נוסף הניתן על פי בקשה בכל הקשור לתהליכי ההתעדה והוצאת האישורים, מבדקי מעקב, חידוש, הרחבת תחום, השעיה, ביטול, וכן מידע לגבי תחומי השירות. המידע המסופק על ידי רונט הנו מדויק ואינו מטעה בשום צורה שהיא. כולל מידע פרסומי. על פי בקשה רונט תספק מידע המאשר את תקפותן של תעודות שהוצאו על ידה.

רונט שירותי הסמכה בינלאומיים בע"מ שומרת לעצמה את הזכות להוסיף על כללים אלו, לשנותם, או לגרוע מהם ללא הודעה מוקדמת והארגון נותן לכך את הסכמתו מראש. הכללים העדכניים נמצאים באתר רונט וניתן לקבלם מרונט על פי דרישה.